Ons beleid
In bepaalde situaties is het voor parochies verplicht informatie over verwerking van persoonsgegevens schriftelijk ter beschikking te stellen.
Dit geldt in alle gevallen wanneer personen (voor het eerst) worden opgenomen in de R.-K. ledenadministratie.
In onderstaande situaties moet bijvoorbeeld aan de betreffende personen een privacyverklaring worden verstrekt (dit kan ook digitaal, bijvoorbeeld via e-mail):
1. Identiteit en contactadres van de gegevensverwerker (= in te vullen door de parochie)
2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt door de parochie?
– In het ledenadministratiesysteem staan diverse
persoonsgegevens over onze parochianen en hun eventuele
huisgenoten (partner, kinderen) opgenomen, zoals namen en
adresgegevens.
In het navolgende worden deze parochianen ook aangeduid als
“betrokkenen”.
– In het financieel systeem staan bepaalde financiële gegevens
over kerkbijdragen vastgelegd.
– In het parochieblad staan namen en contactgegevens van de
pastores en diverse vrijwilligers.
– Ook staan er foto’s in van parochieactiviteiten waarop
personen herkenbaar kunnen staan afgebeeld.
– Op de website staan namen en contactgegevens van de pastores
en vrijwilligers. Ook staan op de website foto’s van
parochieactiviteiten waarop personen herkenbaar kunnen
staan afgebeeld.
– In de kerkelijke registers staan gegevens genoteerd over de
sacramenten (doop, vormsel, huwelijk, overlijden) die in een
van de kerkgebouwen van de parochie zijn voltrokken.
Het gaat daarbij over de datum van uitvoering van het
sacrament en de namen van de daarbij betrokken personen.
– De aard van de opgeslagen persoonsgegevens vindt u in meer
detail in artikel 5 van het Algemeen Reglement Bescherming
Persoonsgegevens Parochies 2018.
3. Wat zijn de doeleinden van de parochie voor opslag en gebruik van de persoonsgegevens?
– Te kunnen voldoen aan de administratieve verplichtingen die
door het Canonieke Recht worden gesteld voor de deelname
aan het kerkelijk leven of;
– Een doelmatige administratieve organisatie van de parochiële gemeenschap en parochiële
archivering te verzekeren of;
– Te kunnen bijdragen aan het actualiseren van de kerkelijke ledenadministraties en archieven van andere
kerkelijke rechtspersonen (zoals andere parochies) of;
– Te dienen als bron voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden.
4. Wat zijn de rechtsgronden voor de gegevensverwerking door de parochie?
– Het gerechtvaardigde belang van onze parochie bij:
a) het instandhouden van een doelmatige organisatie van de parochiële gemeenschap
door het bijhouden van de ledenadministratie, financiële administratie en kerkelijke registers;
b) het onderhouden van contact met haar parochianen en
c) het uitoefenen van haar kerkelijke opdracht.
– De uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is;
– De nakoming van een wettelijke verplichting van de burgerlijke (bijvoorbeeld de
belastingdienst) of kerkelijke overheid;
– De toestemming die de betrokkene heeft verleend (bijvoorbeeld door als vrijwilliger toe te treden tot een
werkgroep of zich op te geven als abonnee op het parochieblad of bijeenkomst van de parochie).
5. Bewaartermijn